За неделю до прихода подрядчика компания может сделать четыре вещи: замерить, на что уходит время, свести справочники в один, описать процесс на бумаге и решить, чем займутся освободившиеся люди. Всё это подрядчик всё равно сделает в начале проекта, но по своей ставке и с вашими же сотрудниками в роли источника информации. Если сделать это самим, вы платите за ту же работу по цене часа своего сотрудника, а не по цене часа внедренца, и приходите на первую встречу с цифрами вместо ощущений.
Почему эту работу дешевле сделать самим
Возьмём типовой сценарий. Оптовая фирма в областном городе, три менеджера, заказы приходят в мессенджеры и на почту, потом их вручную перебивают в учётную программу. Клиентская база живёт в учётной программе, в Excel у бухгалтера и в телефоне у старшего менеджера. Руководитель решает «наконец автоматизировать» и зовёт подрядчика.
Первые встречи уйдут на вопросы, на которые знают ответ только ваши люди. Сколько заказов в день? Почему у одного клиента три карточки? Кто решает, отгружать ли должнику? Подрядчик выяснит всё это, но каждый час разговоров и разбора таблиц оплачивается по его ставке.
Разница в цене часа заметная. В расчёте окупаемости автоматизации мы закладывали 72,80 BYN за час работы подрядчика. Час сотрудника региональной фирмы с зарплатой 1 800 рублей там же оценён в 14,4 BYN (с учётом 34 % взносов в ФСЗН и 0,6 % в Белгосстрах). Если взять среднюю зарплату по Брестской области, 2 800,5 рубля за август 2026 года по данным Белстата, час сотрудника обойдётся примерно в 22,4 BYN.
Час сотрудника = зарплата × 1,346 / 168
2 800,5 × 1,346 / 168 ≈ 22,4 BYN
Выходит, что час подготовительной работы у подрядчика стоит в три-пять раз дороже, чем у вас. И это без учёта того, что ваш менеджер знает клиентов в лицо, а подрядчику каждую спорную строку придётся у него уточнять.
Важная оговорка. Неделя подготовки не заменяет обследование, которое проводит подрядчик. Она делает его короче и точнее, потому что на встречу вы приносите данные вместо пересказа.
План недели
Замер времени идёт фоном все пять дней, остальные шаги распределены так, чтобы не останавливать работу.
День | Что делаем | Кто | Результат |
|---|---|---|---|
Понедельник | Запускаем замер времени, выгружаем все списки клиентов и товаров | руководитель, сотрудники | дневник замеров, папка с выгрузками |
Вторник | Сводим справочники в одну таблицу, проверяем дубли | тот, кто лучше всех знает клиентов | единый справочник |
Среда | Описываем процесс на одной странице | руководитель + исполнитель процесса | описание процесса |
Четверг | Собираем исключения: что идёт не по плану | исполнители | список исключений |
Пятница | Подводим итог замера, решаем, куда пойдут часы | руководитель | одна страница итогов |
Шаг 1. Замерить, на что уходит время
Спросите менеджера, сколько он тратит на перенос заказов, и получите круглую цифру «часа два в день». Оценки по памяти неточны даже для общего рабочего времени. В исследовании Бюро статистики труда США работающие люди завышали свою рабочую неделю на 5-12 % по сравнению с дневниками учёта времени. Чем больше часов человек называл, тем сильнее ошибался. Исследование касается рабочего времени в целом, отдельные операции в нём не измеряли. Но вывод переносится и на них: считать нужно по факту.
Поэтому на неделю заводится простой дневник. Каждый, кто участвует в рутинной операции, записывает её сразу после выполнения:
Дата | Сотрудник | Операция | Минут | Откуда данные | Куда вносит |
|---|---|---|---|---|---|
14.10 | Ольга | перенос заказа из Viber в учётную программу | 6 | Viber | учётная программа |
14.10 | Ольга | сверка остатка по звонку клиента | 4 | склад (звонок) | ответ клиенту |
Несколько правил, без которых замер теряет смысл:
- записывать сразу, а не в конце дня по памяти;
- фиксировать операцию целиком, включая поиск нужного файла и уточнения у коллег;
- отдельно отмечать ошибки и переделки (они часто съедают больше времени, чем сама операция);
- объяснить людям, что измеряется процесс, а не их производительность, иначе цифры «причешут».
В пятницу минуты складываются по операциям и переводятся в месяц. Сумма минут за неделю делится на 60 и умножается на 4,2 (168 рабочих часов месяца это 4,2 недели по 40 часов). Допустим, у менеджера перенос заказов занял 580 минут за неделю. Это около 9,7 часа в неделю и 40,6 часа в месяц. При стоимости часа 14,4 BYN (зарплата 1 800 рублей) рутина стоит примерно 585 рублей в месяц только по одному сотруднику. По средней зарплате Брестской области вышло бы около 910 рублей.
Эта цифра ещё не экономия. Она показывает, сколько стоит операция сейчас, и даёт подрядчику точку отсчёта. Если неделя была нетипичной (закрытие месяца, отпуск коллеги), так и запишите, и подрядчик учтёт это при оценке.
Шаг 2. Свести справочники в один
Справочниками называют списки клиентов, товаров, цен и сотрудников, на которые опирается любая программа. Если клиент записан в трёх местах тремя способами, программа заведёт три карточки, и вся аналитика по нему развалится. В статье про переход с Excel на CRM дубли и грязные данные стоят первыми в списке того, что пойдёт не так при переходе: они переедут в новую систему как есть.
Рассчитывать, что новая система почистит базу сама, не стоит. Например, в CRM Битрикс24 автоматическое объединение дубликатов срабатывает, только когда совпадают значения всех полей, а при расхождении хотя бы в одном поле система предлагает объединить карточки вручную (справка Битрикс24). «ООО Ромашка» и «Ромашка ООО» с разными телефонами останутся двумя клиентами, пока их не сведёт человек.
Порядок работы на вторник:
- Выгрузить все списки в одну книгу Excel, каждый на отдельный лист, ничего пока не удаляя.
- Собрать общий лист, где одна строка соответствует одному клиенту или одному товару.
- Выбрать ключ, который не повторяется. Для организаций и ИП это УНП, для товаров артикул или штрихкод.
- Проверить УНП и официальные наименования в Государственном реестре плательщиков МНС. Это снимает вопрос, как правильно называется контрагент.
- Привести к одному виду единицы измерения, форматы телефонов и названия городов.
- Спорные строки не удалять, а пометить в отдельной колонке и показать тому, кто знает клиентов.
Чтобы найти дубли, которые отличаются регистром или лишними пробелами, удобно добавить служебную колонку и потом искать повторы уже по ней (в Excel это «Условное форматирование», правило «Повторяющиеся значения»):
=СЖПРОБЕЛЫ(ПРОПИСН(A2))
Отдельно о персональных данных. Если в справочнике есть физические лица (покупатели, клиенты-ИП с личными телефонами), передача такой базы подрядчику для настройки системы подпадает под Закон № 99-З «О защите персональных данных». По статье 7 этого закона обработка по поручению оператора идёт на основании договора, где указываются цели обработки, перечень действий с данными, обязанность соблюдать конфиденциальность и меры защиты (разбор в «Экономической газете»). Для первой встречи достаточно обезличенного образца в 20-30 строк, ведь подрядчику на этом этапе нужна структура таблицы, имена клиентов ему ни к чему.
Шаг 3. Описать процесс на бумаге
Автоматизировать можно только то, что можно описать. Если двое сотрудников рассказывают один и тот же процесс по-разному, это уже находка. Сначала договоритесь, как правильно, потом зовите программиста. По сути это та же работа, которую делают при консалтинге по бизнес-процессам, только своими силами.
Описание помещается на одной странице и отвечает на пять вопросов: что запускает процесс, какие шаги идут по порядку, кто делает каждый шаг, в какой программе или на какой бумаге, чем процесс заканчивается. Для оптовой фирмы из нашего сценария это выглядит примерно так:
Процесс: приём и отгрузка заказа
Старт: клиент присылает заказ (Viber, почта, звонок)
1. Менеджер переносит заказ в учётную программу (10 мин по памяти, 6 по замеру)
2. Менеджер звонит на склад, уточняет остатки (5 мин)
3. Если клиент должник, решение об отгрузке принимает директор
4. Бухгалтер выставляет счёт, менеджер отправляет его клиенту
5. После оплаты склад собирает и отгружает заказ
Финиш: товар отгружен, накладная подписана
В четверг к описанию добавляется список исключений: частичная отгрузка, возврат, замена товара, срочный заказ мимо очереди. Именно на исключениях проекты автоматизации чаще всего и буксуют, потому что в стандартном сценарии всё понятно, а «особые случаи» знает только один человек. Чем полнее этот список, тем меньше доработок после запуска.
Если процессов несколько, выберите один, самый частый или самый болезненный по замерам первого шага. В статье о пяти типовых сценариях видно, что от выбора процесса зависят и цена, и окупаемость. Онлайн-запись обходится дешевле всего, а складской учёт в маленькой фирме окупается редко.
Шаг 4. Решить, чем займёте освободившееся время
Это самый неудобный шаг, и его чаще всего пропускают. Сэкономленные часы превращаются в деньги только в двух случаях: вы не нанимаете человека, который иначе был бы нужен, или сотрудник тратит освободившееся время на работу, которая приносит выручку. Если менеджер просто станет работать спокойнее за ту же зарплату, экономия равна нулю. Подробно этот расчёт разобран в статье об окупаемости автоматизации.
Куда пойдут 40 часов в месяц | Что это даёт в деньгах | Как проверить |
|---|---|---|
Не нанимаем четвёртого менеджера | полная стоимость ставки, от 2 423 BYN в месяц при зарплате 1 800 рублей | был ли наём в планах до автоматизации |
Обзвон старых клиентов, допродажи | маржа с новых заказов | есть ли база для обзвона и кто будет контролировать |
Ничего конкретного | ноль | честно записать и пересмотреть идею проекта |
Итог пятницы помещается в одно предложение: «Освободившиеся 40 часов Ольги в месяц пойдут на обзвон клиентов, которые не заказывали полгода». Если такое предложение не складывается, возможно, автоматизация сейчас нужна меньше, чем кажется.
Что получится к концу недели
На встречу с подрядчиком вы приносите четыре документа:
- таблицу замеров с итогом в часах и рублях в месяц;
- единый справочник (или обезличенный образец из него);
- описание процесса на одной странице со списком исключений;
- одно предложение о том, куда пойдёт освободившееся время.
С таким пакетом подрядчик может оценить проект точнее, а вы сможете сравнить предложения разных исполнителей по одним и тем же исходным данным.
Когда эта неделя не нужна
Подготовка окупается не всегда. Её можно сократить или пропустить, если:
- задача решается готовым сервисом без настройки, например онлайн-запись для одного мастера, где достаточно завести услуги и расписание;
- в процессе участвует один человек, и он же будет пользоваться программой: ему не с кем согласовывать описание;
- процесс меняется каждый месяц (новый бизнес, поиск модели): описывать его сейчас рано, автоматизировать тем более;
- срок диктует внешняя причина, например закон или крупный покупатель требует перейти на электронные накладные. Тогда начинайте сразу, а справочники чистите параллельно.
Даже после такой недели что-то может пойти не так. Сотрудники бросят дневник на второй день, неделя окажется нетипичной, справочник почистят, но через месяц снова начнут заводить дубли. От последнего помогает правило в том же описании процесса, где сказано, кто и где заводит нового клиента.
Итог
Подготовка к автоматизации остаётся управленческой работой: замерить, навести порядок в списках, договориться о процессе и решить, зачем всё это.
Неделя такой работы стоит часов ваших сотрудников, но экономит дорогие часы подрядчика и защищает от проекта, который ничего не меняет в деньгах. Начните в понедельник с дневника замеров, потому что только этот шаг требует целой недели.
Если хотите, чтобы на итоги посмотрел кто-то со стороны, пришлите нам таблицу замеров и описание процесса без персональных данных. Бесплатно скажем, что из этого стоит автоматизировать, что решается порядком без программ, и какой объём работ ожидать. Оставить заявку на автоматизацию.