Базовая задача автоматизации - убрать ручную работу. Но денежный эффект приходит из разных источников, и их полезно различать с самого начала: сэкономленные часы, неполученная выручка, цена ошибок и снижение риска. Первые два считаются формулой. Вторые два считаются плохо, и именно поэтому ими так удобно оправдывать любую сумму в смете.
Ниже пять ситуаций, в которых к нам чаще всего приходят. По каждой - что автоматизируется, сколько стоит и окупится ли.
Денежную окупаемость считаем по формуле из разбора окупаемости автоматизации: деньгами становятся только те часы, которые вы кем-то заняли или за счёт которых не наняли следующего человека. Эффекты вроде «меньше ошибок» и «база не уходит с менеджером» реальны, но в формулу не подставляются — их называют отдельно и честно, а не подмешивают в проценты.
Сценарии типовые - это модели, а не рассказ о конкретных фирмах. Подставляйте свои числа.
Сценарий 1. Розница на две-три точки: остатки сводят вечером
Как выглядит. Каждая точка ведёт свою таблицу. Вечером или раз в неделю товаровед сводит их в одну, чтобы понять, где что заканчивается. Уходит часов шесть в неделю. Плюс звонки между точками: «посмотри, есть ли у вас сорок второй размер».
Что болит на самом деле. Не шесть часов. Болит то, что данные всегда вчерашние: продавец обещает клиенту товар, которого уже нет, а лежалый остаток на второй точке никто не видит и не двигает.
Что автоматизируется. Общая база остатков: продажа на любой точке сразу меняет число, которое видят все. Это не «внедрение ERP», а учётная система начального уровня.
Сколько. Здесь широкий разброс: от бесплатного тарифа до нескольких сотен рублей в месяц плюс работы по настройке. Главная статья расходов - не программа, а перенос номенклатуры. Если у вас три тысячи позиций с разными названиями на разных точках, кто-то должен свести их в единый справочник. Это десятки часов, и делать их придётся вашим людям: подрядчик не знает, что «футб.муж.син.L» и «Футболка мужская синяя L» — один товар.
Окупается ли. Считайте не по сведению таблиц, а по двум другим числам: сколько вы теряете на отказах «нет в наличии» и сколько денег заморожено в остатках, которых никто не видит. Если обе цифры невелики — вы покупаете удобство, а не окупаемость.
Сценарий 2. Опт: заявки приходят в пять разных мест
Как выглядит. Заявки идут в Viber, Telegram, на почту и по телефону. Менеджер переносит их в таблицу, ищет прошлые условия по клиенту, уточняет остаток. История переписки живёт в его личном телефоне — вместе с клиентской базой.
Что болит. Заявки теряются между каналами, а при увольнении менеджера часть базы уходит с ним. Второе дороже первого, хотя замечают обычно первое.
Что автоматизируется. Сбор всех каналов в одно окно, история по клиенту, напоминания о follow-up. Это классическая CRM.
Сколько. Подробный расчёт этого сценария - в отдельной статье: лицензия от 80 рублей в месяц на пятерых пользователей (официальный прайс), внедрение в районе трёх тысяч, скрытые затраты на обучение и просадку первых месяцев - ещё около тысячи.
Окупается ли. По деньгам - в зависимости от того, чем вы займёте освободившиеся часы; расчёт трёх исходов приведён в той статье, разброс получается от «никогда» до полутора месяцев.
Но главная ценность здесь вообще не в часах: клиентская база перестаёт быть личной собственностью менеджера. Это снижение риска, а не экономия, и считать его надо как страховку - сколько стоило бы восстанавливать базу и отношения, если завтра менеджер уйдёт к конкурентам вместе с телефоном. В формулу окупаемости эта величина не подставляется, но на решение влияет сильнее, чем сэкономленные часы.
Сценарий 3. Услуги с записью: телефон звонит во время работы
Как выглядит. Мастер, врач, автосервис. Клиент звонит записаться - специалист прерывает работу, берёт трубку, ищет свободное окно в бумажном журнале. Записался - половина забывает и не приходит.
Что болит. Два разных убытка. Первый - прерывания: каждое возвращение к работе после звонка стоит нескольких минут концентрации. Второй - пустые окна от неявок, и вот это настоящие деньги.
Что автоматизируется. Онлайн-запись с автоматическим напоминанием за день и за час.
Сколько. Сервисы онлайн-записи в Беларуси стоят примерно от 20–25 рублей в месяц, у части есть бесплатные тарифы для одного специалиста (обзор сервисов от МТБанка). Внедрения как такового нет: настройка занимает вечер.
Окупается ли. Считайте так: сколько пустых окон в неделю из-за неявок, сколько стоит одно окно. Если у вас два пустых окна в неделю по 50 рублей - это больше четырёхсот рублей в месяц против двадцати за сервис.
Это самый дешёвый сценарий из пяти и единственный, где деньги считаются напрямую: пустое окно - это не сэкономленный час, а неполученная выручка, которую видно в кассе. Ни настройки за тысячи рублей, ни переучивания людей здесь нет. Если у вас запись по телефону и есть неявки - начинайте отсюда, а не с CRM.
Осторожность нужна в другом: напоминания раздражают, если их слишком много. Одно за сутки и одно за час — предел.
Сценарий 4. Склад: пересорт и инвентаризация на три дня
Как выглядит. Инвентаризация раз в квартал, магазин закрывается или работает вполсилы. Регулярно вскрывается пересорт: по документам одно, на полке другое.
Что автоматизируется. Приём и отгрузка со сканером, адресное хранение, выборочные пересчёты вместо тотальных.
Здесь появляется регуляторная граница, и о ней стоит знать до разговора с подрядчиком.
Часть товаров в Беларуси нельзя оформлять бумажной накладной: для них обязательны электронные накладные. Это касается маркируемых и прослеживаемых товаров - в перечень попадают, например, молочная продукция, обувь, одежда, шины. Перечень утверждается правительством и время от времени расширяется, поэтому сверяться нужно с актуальной редакцией, а не со статьёй в интернете - в том числе с этой. Правило действует при обороте между юрлицами и ИП; при продаже физлицу оно не применяется (общий разбор требований).
Если вы торгуете чем-то из перечня, электронный документооборот у вас уже есть, и складская автоматизация пристраивается к нему. Если не торгуете - не выдумывайте себе обязанность, которой нет.
Отдельно про ЭСЧФ - здесь легко ошибиться в обе стороны. Электронные счета-фактуры завязаны на НДС, а организации на упрощённой системе плательщиками НДС не признаются. Отсюда распространённый вывод: «нам ЭСЧФ не нужен». Как правило - так и есть, но есть случаи, когда фирма на УСН обязана создать ЭСЧФ:
ввоз товаров из-за границы - импортный НДС платится независимо от вашей системы налогообложения;
покупка работ или услуг у нерезидента, не состоящего на учёте в белорусских налоговых органах, - вы становитесь налоговым агентом;
перевыставление расходов - например, коммунальные платежи, которые арендодатель перевыставляет арендатору.
Третий случай встречается чаще, чем кажется: если вы снимаете офис с перевыставлением коммуналки, вы уже в этой истории. Поэтому проверьте со своим бухгалтером, а не по статье - включая эту. Но и обратное верно: подрядчик, который закладывает «интеграцию с ЭСЧФ» фирме без импорта, без нерезидентов и без перевыставления, продаёт работу, которая ей не нужна.
Окупается ли. Складская автоматизация - самая дорогая из пяти: нужны сканеры, иногда терминалы сбора данных, всегда - переучивание кладовщиков. Окупается, когда потери от пересорта и списаний измеримы и составляют тысячи рублей в год. Если склад - это комната с пятью стеллажами, считайте очень внимательно: скорее всего, не окупится.
Сценарий 5. Документы: договор, счёт и акт собираются копипастом
Как выглядит. На каждую сделку бухгалтер или менеджер открывает вордовский шаблон, меняет реквизиты, сумму, дату. Иногда забывает что-то поменять - и уходит договор с прошлым клиентом в реквизитах.
Что болит. Не время на один документ, а ошибки. Неверная сумма в акте - это разговор с клиентом; неверные реквизиты - переделка и задержка оплаты.
Что автоматизируется. Генерация документов из карточки сделки: реквизиты и суммы подставляются автоматически, шаблон меняется в одном месте.
Сколько. Самый дешёвый сценарий после онлайн-записи. Если у вас уже есть CRM — генерация документов обычно входит в неё, платить отдельно не нужно. Настройка шаблонов - несколько часов работы.
Окупается ли. Почти всегда, если документов больше десятка в месяц. Причём главная выгода - не в минутах, а в том, что исчезает класс ошибок, стоимость которых вы обычно даже не считаете.
Где из этих пяти обычно не окупается
Сведём честно.
Сценарий | Когда окупается | Когда нет |
|---|---|---|
Розница, остатки | потери от «нет в наличии» и замороженные остатки измеримы | две точки, полторы сотни позиций, всё и так на виду |
Опт, заявки | база уходит с менеджером, заявки теряются | один продавец, десяток постоянных клиентов |
Онлайн-запись | есть неявки и пустые окна | запись ведёт администратор, который всё равно сидит на телефоне |
Склад | потери от пересорта в тысячах рублей в год | комната с пятью стеллажами |
Документы | больше десятка документов в месяц | два договора в квартал |
Универсального ответа тут нет - у каждого сценария своя граница по объёму. Но закономерность видна: в масштабах небольшой фирмы чаще всего не окупаются склад и розница малого формата. Не потому, что автоматизация плохая, а потому, что число операций слишком мало - экономить попросту не на чем.
Остальные три зависят от объёма и от того, сколько вы теряете сейчас: онлайн-запись окупается почти всегда и стоит копейки, документы - если их больше десятка в месяц, CRM - если заявки действительно теряются или база живёт в телефоне менеджера.
Чего автоматизация не сделает
Ни один из пяти сценариев не решает следующих задач, хотя их регулярно пытаются на него навесить.
Не заставит людей работать по процессу. Система показывает, что процесс нарушен, но выполнять его заставляет руководитель. Если менеджер не заносил клиентов в тетрадь — он не будет заносить их и в CRM.
Не исправит убыточную экономику. Если каждая продажа приносит меньше, чем стоит её обслужить, ускорение продаж ускорит убытки.
С чего начать
Не с выбора программы. Возьмите неделю и запишите, на что уходит время: буквально, по получасу, у двух-трёх ключевых сотрудников. Через неделю вы увидите не то, что ожидали — так бывает почти всегда.
Дальше по каждой обнаруженной рутине задайте три вопроса: сколько часов в месяц она съедает, во что вы превратите эти часы, и сколько стоит её убрать. Первое измеряется, второе решается, третье запрашивается у подрядчика. Если ответа на второй вопрос нет - к третьему можно не переходить.
Опишите, что у вас делается вручную: сколько человек, сколько времени, какие программы уже есть. Посчитаем по формуле из этих статей и скажем прямо, если в вашем случае автоматизация не окупается. Оставить заявку.
Смежные материалы: автоматизация бизнес-процессов, ИТ-консалтинг, разработка ПО.